Segurança da informação: como proteger os dados em RH?

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Você sabia que garantir a segurança da informação também é uma tarefa para o departamento de Recursos Humanos? O setor detém dados importantes para a sustentabilidade do negócio: as ações estratégicas realizadas para retenção de talentos, o maior bem de uma empresa.

Ignorar essa proteção é arriscar que todo o planejamento, o trabalho mensal e as informações confidenciais sejam perdidos ou, até mesmo, roubados.

Entenda por que proteger as informações do RH, veja algumas dicas para evitar a perda desses conteúdos e descubra o que é ser um usuário inteligente. Acompanhe nosso artigo!

Por que proteger as informações do RH?

Uma das obrigações do RH é proteger dados pessoais e bancários dos colaboradores de uma companhia. A segurança da informação deve ser estratégica por vários motivos.

A ação de hackers que jogam na rede a planilha de cargos e salários de uma empresa podem, eventualmente, levar essas informações a caírem em mãos erradas. Imagine você que a sua empresa tem a melhor equipe de profissionais do segmento. Ao ter acesso a esses dados, a concorrência pode utilizar esse conteúdo de maneira estratégica, oferecendo condições melhores e atraindo todo o capital humano.

Atestados médicos, calendários de férias, banco de horas e o planejamento estratégico do setor também devem ser guardados, tanto por questões de confidencialidade, como para a organização do setor.

Afinal, perder os cálculos de horas extras por uma pane no sistema e ter que começar o trabalho do zero pode afetar muito a rotina do departamento, não é mesmo?

Quais as dicas para evitar a perda de dados?

Para que todas essas informações sejam guardadas com sucesso e você não corra o risco de ter a sua rotina afetada, nem a empresa ser prejudicada, separamos algumas dicas para evitar a perda de dados. Acompanhe:

Prepare a sua equipe

A segurança da informação depende diretamente das habilidades, da experiência e do conhecimento técnico dos indivíduos responsáveis por gerenciar e operar toda a rede online responsável pela proteção dos dados.

Esse time deve ser escolhido e treinado para que o objetivo seja atingido. Ataques cibernéticos representam riscos operacionais e financeiros, exigindo que os profissionais estejam plenamente capacitados para lidar com as situações de extrema urgência, como também monitorar e prevenir que os problemas aconteçam.

O departamento de RH deve trabalhar junto ao setor de TI em busca de constantes atualizações a respeito dos softwares disponíveis, concedendo aos encarregados a formação necessária para empregar as melhores políticas para a seguridade das informações.

Conte com o apoio de uma boa tecnologia

Equipes bem capacitadas devem ter como aliado um bom sistema de tecnologia para garantir a segurança da informação.

Atualmente, é possível automatizar as atividades relacionadas ao departamento de RH. Informações como banco de horas, planos de cargos e salários, mapeamento de perfil comportamental, indicadores de desempenho, entre outras, podem ser armazenadas em nuvem e gerenciadas com o apoio de um software de gestão.

Para fazer uma boa escolha, é necessário ter conhecimento sobre as tendências para o segmento de Recursos Humanos e, assim, conseguir avaliar as opções disponíveis no mercado e suas funcionalidades, como o armazenamento em nuvem e os sistemas de backup.

Proteja as informações

Pode parecer óbvio salientar que a segurança da informação deve garantir a proteção efetiva desses dados, mas algumas medidas que devem ser tomadas vão além dos ataques cibernéticos.

Existem vários fatores que levam à perda dos arquivos. Panes elétricas e eventos externos, como uma enchente, casos em que os arquivos são deletados acidentalmente ou um problema no sistema pode apagar tudo o que está guardado.

Por esses motivos, é imprescindível que o RH exija do departamento de TI que tenha um planejamento efetivo para o backup dos arquivos usados diariamente. Geralmente, as funcionalidades dos melhores sistemas disponíveis no mercado contemplam o processo que é feito diariamente e automaticamente em um horário previamente escolhido.

Fortaleça a segurança no uso de dispositivos

Se a sua empresa disponibiliza celulares, tablets ou outros dispositivos móveis para realizar os seus serviços, também é preciso investir na segurança. Para tal, podem ser utilizados instrumentos para autenticação e outros mecanismos que controlam o acesso.

Ferramentas que proporcionam a sincronização de dados com o sistema de empresa protegem as informações e podem ser úteis na agilidade dos processos. Isso porque o pedido lançado ou o contrato realizado fora do espaço físico da empresa pode ser automaticamente enviado para o departamento necessário.

Crie e fiscalize normas de segurança

Outra questão que merece a atenção necessária é a criação de regras e medidas disciplinares adequadas. Indivíduos que têm livre acesso à internet e dispositivos móveis precisam saber até onde podem ir com a rede, quais as condutas que possivelmente causam danos às informações e as consequências de violar essas normas.

Uma conduta irresponsável pode ter consequências graves. O acesso a sites suspeitos pode abrir as portas para ação de invasores cibernéticos. Portanto, libere apenas a entrada aos portais necessários para que o trabalho seja realizado e fique de olho nos acessos.

Você deve proteger a empresa criando um termo de ciência dessas políticas e pedindo para que todos os funcionários assinem, sem se esquecer dos novos contratados que chegam com o passar do tempo.

O que é ser um usuário inteligente?

É claro que um profissional que atua no setor do RH não precisa ser um expert em segurança da informação, mas é fundamental que assuma a posição de usuário inteligente.

O usuário inteligente é aquele que faz a sua parte quando o assunto é proteger os dados da sua empresa e do seu departamento, estando ciente de que falhas na segurança acontecem e podem ter efeito negativo na empresa.

Nesse sentido, um RH que tem uma atuação inteligente e estratégica pode ter atitudes que protejam o sistema como um todo, incentivando e assumindo uma posição junto ao TI e garantindo a proteção das informações do negócio.

Você pôde conferir, neste artigo, os riscos de negar a proteção dos dados e as dicas para garantir a segurança da informação. Contar com uma empresa de tecnologia séria e responsável é fundamental para garantir a prevenção e ainda aproveitar os benefícios de outras funcionalidades. Por isso, indicamos a Woli.

Se você entendeu a importância de ter os dados da sua empresa protegidos, entre em contato conosco!

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