Como a tecnologia pode ajudar nos subsistemas de RH

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Na era da informação e evolução dos recursos tecnológicos, a competitividade no mercado está cada vez mais acirrada e o setor de Recursos Humanos se torna ferramenta essencial para as organizações. Podemos afirmar isso, pois o departamento assume uma posição mais estratégica e todas as suas ações influenciam, diretamente, nos resultados das organizações.

Com a velocidade dos acontecimentos, o RH passa a ter novas responsabilidades e, segundo Idalberto Chiavenato, podemos dividir o setor em cinco subsistemas de RH distintos, porém interligados entre si. São eles: Provisão de Recursos Humanos; Aplicação; Manutenção; Desenvolvimento e Monitoração de Pessoas.

Nas empresas, é comum adotar novas tecnologias buscando sempre o aprimoramento do processo produtivo, procurando melhorar a logística e aumentar a produtividade, visando a modernização como um todo. E um dos setores que agora evolui para a adoção dessas novas tecnologias, é o RH. É necessário investir continuamente em melhorias nesta área para que todos os subsistemas de RH consigam funcionar plenamente e gerar ações que colaborem para o desenvolvimento organizacional.

Podemos dizer que são essas subdivisões que ajudam no gerenciamento de todas as atividades pertinentes a este importante departamento. E a tecnologia é uma ferramenta útil no estabelecimento desses novos arranjos organizacionais.

A seguir, encontre respostas para os principais questionamentos que os empresários e profissionais têm sobre o assunto! Vamos lá?

Quais são os Cinco Subsistemas de RH?

Conforme explicamos, os cinco subsistemas de RH foram definidos pelo teórico Idalberto Chiavenato, um dos principais estudiosos da área da comunicação. A seguir, vamos falar brevemente sobre cada um deles.

  1. Provisão de Recursos Humanos — que refere-se ao processo de recrutamento, seleção e contratação. Inclui pesquisas de mercado e a definição de quem irá trabalhar na empresa.
  2. Aplicação de Pessoas — neste sistema define-se onde os profissionais contratados vão trabalhar. Realiza-se pesquisa de cargos e salários a fim de que estes estejam adequados às funções desempenhadas. Diz respeito ainda à integração dos novos colaboradores e a realização de análises de desempenho.
  3. Manutenção de Pessoas — esse subsistema diz respeito às ações que serão aplicadas visando à retenção e motivação dos colaboradores.
  4. Desenvolvimento de Pessoas — corresponde ao planejamento e aos investimentos da empresa em Treinamento e Desenvolvimento.
  5. Monitoração de Pessoas — consiste no banco de dados do setor de Recursos Humanos, onde ficam guardadas todas as informações referentes aos seus colaboradores.

Como podemos perceber, os 5 subsistemas de RH apresentados por Adalberto Chiavenato, são formas eficazes de organizar todas as funções e demandas departamento de RH. Quanto mais organizado, coeso e efetivo for o RH, melhores também serão os resultados dos profissionais e das empresas.

A tendência é acompanhar as novidades. E para cumprir com esse novo papel e dar suporte aos subsistemas de RH, se faz necessário (e estratégico) o uso de um sistema tecnológico para auxiliar na busca dos objetivos.

Para que serve um sistema de RH?

Um Sistema de Recursos Humanos dentro de uma organização proporciona economia de custos e de tempo, facilita a organização e o desenvolvimento das atividades do gestor de pessoas e pode contribuir com o sucesso das estratégias do negócio como um todo. As principais tarefas do setor, subdivididas entre os subsistemas de RH, como a Administração de Pessoal, Avaliação por Competências, Cargos e Salários, Controle de Benefícios, Controle de Frequência, Medicina do Trabalho, Controle de Custos, Processos Trabalhistas, Folha de Pagamento, Segurança do Trabalho, Recrutamento e Seleção, Convênios e Treinamento, podem todas ser concentradas nesses sistemas.

Os gestores podem ainda, ter acesso a informações que o auxiliam numa gestão mais transparente e podem até mesmo implantar o “RH autoatendimento”, onde os próprios colaboradores podem fazer a gestão de suas informações, geralmente via intranet, “desafogando” o gestor que fica livre para as funções voltadas à organização.

Algumas empresas também utilizam essa tecnologia com a implantação de terminais interativos, por meio dos quais o RH consegue disseminar uma gama de informações de interesse da organização e do colaborador.

Informações sobre folha de pagamento, atualização de dados, treinamentos, resultados de avaliações, agendamento de férias e notícias internas da empresa podem ser acessados diretamente pelos terminais.

Por que investir em tecnologia para a gestão dos subsistemas de RH?

Investir em gestão dos subsistemas de RH é interessante pelo fato de eles apresentarem diversas vantagens para as organizações. Listamos os principais benefícios nos tópicos a seguir. Confira!

Gerenciar perfis de colaboradores

Quantas empresas já não contrataram pessoas erradas para os cargos errados? “Fulano de tal tem o cargo X mas se daria muito melhor se estivesse no cargo Y” … Quantas não fazem planos de carreiras nem treinam o seu pessoal? Essa é uma questão que merece atenção.

As empresas precisam melhorar seus resultados e se tornarem mais competitivas e contam com a tecnologia para isso! Por meio dos sistemas é possível gerenciar talentos internos e conhecer as habilidades e experiências de cada funcionário, além de acompanhar, com maior eficiência, o trabalho de toda a equipe.

Controle de cargos e salários

Já imaginou fazer uma análise de cargos e salários e o controle dos salários e bonificações de uma empresa de grande porte, manualmente? Não dá, não é mesmo?

Os sistemas de RH permitem a gestão dessas informações de forma mais simples e dinâmica, o que facilita para o gestor de recursos humanos e aumenta a motivação da equipe.

Upgrade na comunicação

Hoje em dia a comunicação empresarial está em outro patamar. Dispositivos móveis, sistemas de telepresença, videoconferências. Tudo possibilita uma maior administração e um acompanhamento mais sucinto do desempenho dos colaboradores.

Ao adotar o trabalho por meio de subsistemas, a empresa estará desenvolvendo um verdadeira upgrade em sua comunicação, pois novos recursos são empregados nesse tipo de estratégia.

Controle de entrada e saída

O controle de ponto pode ser otimizado por meio de um sistema onde o RH tem todas as informações atualizadas. Os próprios colaboradores podem consultar sua folha de pagamento, verificar o extrato e fazer a própria gestão de suas horas extras.

Um gestor profissional de pessoas pode se diferenciar se souber explorar as diversas tendências tecnológicas que existem no mercado atual. Afinal, é possível dar liberdade aos colaboradores e, ao mesmo tempo, cobrar por responsabilidades.

Alinhamento de metas

Ao desenvolver os subsistemas de recursos humanos, é possível estabelecer metas individuais e coletivas para os colaboradores da área. Além disso, as metas também poderão ser acompanhadas de forma ampla pelo gestor geral do setor.

As metas e indicadores têm relevância e precisam ser acompanhadas para que as ações necessárias sejam tomadas em todas as situações. Eles devem servir como diretrizes para verificar se as ações desempenhadas estão obtendo êxito ou não.

Agilidade de processos

Um dos principais desafios do setor de RH na atualidade é conseguir transformar os colaboradores da empresa em business partners, ou seja, verdadeiros parceiros estratégicos para o negócio.

Porém, como boa parte do trabalho realizado é focado em questões burocráticas, muitas vezes esse objetivo é deixado de lado. Ao adotar os subsistemas de RH, no entanto, se ganha agilidade nos processos mais operacionais, permitindo que os profissionais realizem as suas atividades de forma mais estratégica.

Identificação de talentos

Todas as empresas desejam saber quem são os seus melhores colaboradores, com a finalidade de criar programas de retenção de talentos e assim diminuir o turnover, por exemplo. Isso também é relevante para que sejam desenvolvidas políticas de cargos e salários na organização.

Com o RH dividido em subsistemas, o trabalho será otimizado. Por consequência disso, haverá mais tempo e disponibilidade para identificar talentos e valorizá-los para que não deixem a empresa para trabalhar em uma companhia concorrente.

Distribuição de tarefas na área de recursos humanos

Com todas as etapas e atividades do setor de RH bem definidas, haverá uma distribuição mais correta das tarefas da área. Isso fará com que diferentes subáreas possam ser trabalhadas individualmente, mantendo uma excelente qualidade.

Assim, a área de recursos humanos responsável pelo treinamento dos colaboradores poderá se dedicar exclusivamente para isso, quem faz o processo de recrutamento e seleção também terá as suas demandas exclusivas etc.

Melhor processo de avaliações e feedbacks

A subárea de desenvolvimento de pessoas poderá se dedicar mais aos processos de avaliações dos colaboradores. Além disso, poderá ser mais fácil de dar feedbacks aos profissionais, no que se refere a melhorias que eles necessitem realizar em seus processos produtivos e soft skills.

Ao fazer essa tarefa, se poderá identificar necessidades na empresa. Se muitos colaboradores tiverem dificuldades com a comunicação, por exemplo, poderá ser criado um treinamento in company para solucionar a questão.

Colaboração entre as subáreas

Embora os subsistemas de RH façam com que o setor seja dividido em subáreas, isso não significa que não possa haver colaboração entre elas.

O objetivo de dividir o trabalho é gerar mais independência para a execução das atividades. Porém, elas podem e devem seguir objetivos em comum, além dos específicos. De tal modo, o setor de RH precisa atuar em sinergia para que todas as demandas sejam efetivadas da melhor maneira possível.

Quais são as principais tendências de tecnologia para gestão de RH?

Ao falar sobre os subsistemas de RH, um assunto que não podemos deixar de abordar são as tendências de tecnologia para a área. Isso porque, em uma organização que atua nesse formato, as ferramentas tecnológicas são imprescindíveis.

Na sequência, vamos falar sobre as principais novidades em relação à tecnologia, para que você possa verificar a possibilidade de implementá-las em sua organização.

Aplicativos

Muitas empresas já utilizam essa ferramenta como suporte para o processo de recrutamento e seleção, disponibilizando o aplicativo ao público em geral, que pode ver por meio dele as vagas disponíveis e se candidatar a elas.

Ainda existe a possibilidade dele acompanhar todo o processo e, caso ele seja selecionado, pode ser convidado a uma entrevista por videoconferência.

Essa tendência é uma estratégia para captar os profissionais mais jovens, que buscam vagas por meio dos smartphones, além de ser uma grande solução para a redução de custos nos processos de recrutamento e seleção.

Plataformas Colaborativas

Empresas que querem estimular a inovação e interação entre seus colaboradores podem utilizar as plataformas colaborativas, também conhecidas como crowdsourcing.

Vamos dar um exemplo de como essas plataformas podem ser utilizadas: a empresa lança um desafio e os colaboradores devem apresentar ideias para a execução de um projeto.

Na plataforma, todos podem interagir, postar suas ideias e assim, a empresa pode escolher a que melhor atenda às suas necessidades. Os colaboradores que derem a melhor ideia podem, inclusive, ganhar uma premiação.

Afinal, que empresa não precisa inovar em seus processos internos?

Treinamentos E-Learning

Devido ao aumento da demanda por cursos online e treinamentos corporativos, o e-learning ocupa uma posição de destaque no mundo empresarial.

As empresas estão cada vez mais em busca da utilização desta modalidade de educação como solução de treinamento de pessoal, devido à rápida otimização dos seus processos e recursos.

É uma ótima forma para capacitar os funcionários e prepará-los para enfrentar os obstáculos do dia a dia, aplicando o conhecimento. A informação é transmitida de maneira uniforme e padronizada.

A utilização dessa modalidade de treinamento online é indicada para a grande maioria das empresas, principalmente as que têm grande número de funcionários, possuem dispersão geográfica, alta rotatividade e que investem alto com treinamentos.

Como podemos ver, o avanço tecnológico mudou a forma como as pessoas interagem entre si. O e-learning veio para, por meio da tecnologia na educação, mudar a forma como as pessoas adquirem novos conhecimentos e habilidades.

Com essa ferramenta, as instituições estão conseguindo reduzir gastos com os programas de treinamento. Em contrapartida, os funcionários ficam mais motivados a participar desse formato mais maleável de desenvolvimento profissional.

Big Data

Nos últimos anos muito se fala sobre Big Data, que nada mais é do que uma ferramenta de inteligência artificial, que organiza os dados nos sistemas da empresa. A ideia é que as informações possam ser utilizadas de forma estratégica para que as empresas obtenham maios êxito ao executar as suas atividades.

Falando especificadamente para o setor de recursos humanos, o Big Data pode ser muito relevante em atividades como as de recrutamento e seleção de novos colaboradores para a organização.

Assim, se para uma determinada função é preciso escolher uma pessoa com uma característica específica. Imagine, por exemplo, que o departamento de relações internacionais solicitou a contratação de uma pessoa com fluência na língua espanhola.

Nesse caso, é possível filtrar no banco de talentos da empresa, apenas candidatos que têm esse conhecimento. Assim, não se perde tempo pesquisando e eles podem ser logo chamados para entrevistas e testes.

Employee Experience

Chamamos de Employee Experience as atividades relativas às experiências do colaborador. Tratam-se de ações de endomarketing que pretendem gerar situações positivas e proporcionar uma boa imagem da empresa para os seus colaboradores.

A tecnologia pode ser utilizada nesse sentido, até mesmo com profissionais que atuam no regime home office. Podem ser feitas webinars e videoconferências para repassar orientações, esclarecer dúvidas e estreitar as relações entre a organização e seus colaboradores.

Business Inteligence

O departamento de RH também pode contar com ferramentas de Business Inteligence para que auxiliem em determinadas demandas. Os softwares de gestão, por exemplo, pode ajudar os subsistemas a identificar gargalos, aumentar a produtividade, realocar recursos etc.

Cloud Computing

O Cloud Computing diz respeito à computação em nuvem. Essa tecnologia também é importante para o setor de RH e proporciona que os sistemas de gestão e dados da empresa possam ser acessados, mesmo que não se esteja utilizando os computadores da empresa.

Com a tecnologia da comunicação em nuvem, os responsáveis por atividades de RH podem trabalhar de forma remota, quando estiverem participando de viagens de negócios, por exemplo.

Tecnologia Analytics

Da necessidade de mapear o comportamento de candidatos em um processo de seleção, bem como dos colaboradores internos, surgiu o people analytics.

Um sistema que veio para facilitar essa tarefa. Ele auxilia na coleta e organização dos dados para formar padrões que possam ser utilizados nos mais diversos processos do RH. Por exemplo: a empresa quer montar o perfil do colaborador ideal para um cargo de liderança.

Nessa seleção de dados, itens como experiência profissional, nível de escolaridade e personalidade serão inseridos. A instituição de posse dessas informações as insere no analytics, que, faz o rastreio e encontra todos os candidatos e colaboradores que se encaixam nesses requisitos.

Além disso, ele apresenta uma visão de longo prazo de cada candidato. Assim, a organização pode ter uma previsão dos benefícios e possíveis dificuldades que esse possa apresentar. Por isso, as chances de sucesso em uma seleção são muito grandes.

Como podemos ver, as possibilidades do uso da tecnologia no auxílio aos processos dos subsistemas de RH são enormes. E a Woli pode te ajudar! Conheça o GESTÃO RH. Um conjunto de ferramentas on-line que facilitam a vida dos profissionais da área na arte de gerir!

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